Você já ouviu falar na ferramenta 5W2H? Conheça tudo sobre ela!

15 ago Você já ouviu falar na ferramenta 5W2H? Conheça tudo sobre ela!

Alguma vez você já se viu precisando colocar um plano em ação, mas não soube por onde começar? Por mais que isso não seja o ideal, situações como essa são muito comuns. No entanto, para que você saiba exatamente o que fazer e por onde começar em seu plano de ação, existem bons métodos que certamente guiarão suas decisões. Assim, a ferramenta 5W2H é uma excelente forma para essa finalidade.
Trata-se de uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada por qualquer um que necessite colocar qualquer plano em ação. Ela auxilia nas tomadas de decisão sobre os principais pontos que guiam a efetivação de uma proposta.
Neste post, você verá quais são os principais benefícios da ferramenta 5W2H, os desafios para implementar e alguns exemplos que vão facilitar a sua compreensão acerca do assunto. Continue com a gente e confira!

Ferramenta 5W2H: o que é e no que consiste?

A sigla resume 5 termos de língua inglesa iniciados com a letra W e 2 que começam com H. Veja abaixo cada um deles e o que eles querem dizer:

• O que (What) deve ser feito?
• Por que (Why) deve ser implementado?
• Quem (Who) é responsável pela ação?
• Onde (Where) deve ser executado?
• Quando (When) deve ser implementado?
• Como (How) deve ser feito?
• Quanto (How much) custará?

Como vimos, cada item 5W2H é autoexplicativo, então é fácil percebermos que a ferramenta é útil para ajudar a mapear todo o plano, desde o que será feito até os custos que podem surgir devido à implementação.
Confira agora cada um dos itens da ferramenta para que você possa compreendê-los de forma clara para facilitar sua aplicação.

O que (What) deve ser feito?

Você deve procurar ser muito objetivo ao responder esse primeiro ponto da ferramenta, visto que ele deve proporcionar uma fácil compreensão do que será feito ou, ainda, qual problema existe atualmente e que você gostaria de eliminar.

Por que (Why) deve ser implementado?

Para que um projeto seja feito, é necessário ser muito claro na hora de justificar o porquê de um plano ter de ser executado. Aqui, você pode responder apontando oportunidades que podem ser aproveitadas pela empresa ao colocar o plano em ação. Esse também é o espaço onde você deve mencionar as ameaças do que poderá acontecer caso não haja uma ação séria para eliminar o problema.

Quem (Who) é responsável pela ação?

Ao longo da execução do projeto, você precisará do apoio de sua equipe. Por isso, esse é o momento que você deve relacionar as tarefas necessárias para a ação e efetuar a delegação entre os envolvidos. Vale lembrar de que cada pessoa deverá acompanhar os efeitos das tarefas para analisar uma eventual necessidade de mudanças.

Onde (Where) deve ser executado?

Aqui, é fundamental você apontar se a ação deve ser implementada apenas em um setor da empresa ou se envolverá todos os departamentos. Caso sua empresa possua filiais, é necessário avaliar se a ação se estenderá a elas. Também, caso sua empresa tenha parceiros ou fornecedores estratégicos e a ação os afete, é necessário que você alinhe isso com eles para que não impacte negativamente nos seus processos.

Quando (When) deve ser implementado?

Para que a empresa consiga aproveitar uma oportunidade ou mesmo evitar uma ameaça, é necessário que exista um prazo para uma ação ser iniciada e concluída. Do contrário, ela poderá ter sido em vão e ainda abrir margem para consequências que podem afetar os negócios.

Como (How) deve ser feito?

Nesse quesito, é necessário relacionar e detalhar os procedimentos que deverão ser adotados pela equipe, com o objetivo de nortear cada um dos envolvidos. Ainda, propor indicadores de performance que sejam úteis para mensurar as ações. Para isso, escolha as métricas adequadas e acompanhe com a equipe.

Quanto (How much) custará?

Envolver toda uma equipe para agir em conjunto na execução de um plano certamente envolverá custos. Então, é necessário listar as tarefas e o cálculo de gastos para cada uma delas. Desse modo, você terá uma estimativa total de quanto pode custar a ação. 

Quais os benefícios da ferramenta 5W2H?

É certo que uma ferramenta como a 5W2H pode proporcionar diversas vantagens para quem a emprega e isso se deve a sua praticidade. Continue com a gente e confira alguns ótimos benefícios dela.

Cumprimento de prazos

A aplicação do método garante que o prazo de cada tarefa seja cumprido por seus responsáveis. Logo, a ferramenta é capaz de reduzir a taxa de atrasos em todas as ações executadas pela empresa e sabemos que quando os atrasos são minados não há prejuízo financeiro.

Sinergia da equipe

Você alguma vez já se deparou com as pessoas executando tarefas de forma independente, sem saber exatamente o porquê de aquilo ser como é e como pode impactar negativamente outras atividades caso não seja bem executado? Pois bem, a ferramenta 5W2H é capaz de unir toda a equipe para agir sinergicamente pensando no macro de um projeto e não apenas naquilo que se executa.

Otimização de processos

Por meio do método, também é possível beneficiar-se da otimização de processos. Visto que, com uma constante análise de toda a ação, é possível identificar gargalos e então eliminá-los. Isso também ajuda a evitar prejuízos em sua gestão financeira.

Guia para execução de projetos

A ferramenta guia tanto um gestor quanto sua equipe durante o progresso de uma ação, desde o planejamento até a execução. Então, certamente você saberá por onde começar, como executar, com quem contará para isso, onde será feito, quando será concluído e os custos da operação.

Como implementar a ferramenta?

Que a ferramenta 5W2H é simples não resta dúvida, mas para que sua aplicação proporcione os efeitos desejados, é necessário definir bem seus objetivos e pensar com muita cautela sobre como responder a cada uma das perguntas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é depois de uma boa reunião de brainstorming.
Alguns desafios podem surgir para a implementação, como não saber para quem delegar cada tarefa ou não saber qual o melhor prazo para uma ação e seus desdobramentos. Contudo, depois de uma reunião, você terá as melhores respostas para cada uma das perguntas e então conseguirá contornar qualquer dificuldade que surja para a implementação.
No dia a dia em sua empresa, você pode empregar a ferramenta na gestão de projetos. Assim, poderá executar novas ideias de forma otimizada, além de potencializar os resultados. Você também pode empregar a ferramenta para otimizar os processos de produção de sua organização e também para os responsáveis pela manutenção dos equipamentos. Com isso, sua empresa se manterá competitiva e eliminará os problemas que impossibilitam o sucesso de seu negócio.
Agora, que você já sabe como funciona a ferramenta 5W2H, que tal compartilhar nosso artigo em suas redes sociais para que outras pessoas também entendam como executar planos de ação corretamente?